依頼の初期対応に活用法律事務所ASCOPE

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依頼の初期対応で「メールワイズ」を活用。連絡状況にあわせて処理状況を使い分ける

今回取材にご協力いただいた難波 隼人 様

今回取材させていただいたのは、法律事務所ASCOPE様です。
麻布十番にオフィスをかまえ、法人や個人を問わず、さまざまな法律問題全般を取り扱っています。

同社では、事務所に届く依頼の初期対応でメールワイズを活用されているとのこと。弁護士の難波 隼人 様に具体的な活用方法についてお話をうかがいました。

Webフォームや電話からくる依頼の担当者を振り分けるためにメールワイズを導入

本日はよろしくお願いいたします。
ASCOPE様には、弁護士の方は何名いらっしゃるのでしょうか?

現在は、弁護士12名で、所員総数が24名です。
事務局のスタッフは内勤ですが、弁護士はそれぞれ各地に飛び回っているので、所内でのタイムリーな情報共有がなかなかしづらい状況がありました。

どのような目的でメールワイズを導入されたのでしょうか?

依頼の初期対応ですね。
私たちの事務所は、ホームページに掲載しているWebフォームと、電話で依頼を受けています。だいたい、1日10件程度の依頼やお問い合わせがあります。以前は代表メールアドレス宛にされたメールを、個々人が個人メーラーで受け取っていたのですが、担当者の割り振りが難しく、返信漏れも起きてしまっていました。

この問題を解決できそうなツールを探していたところ、メールワイズを見つけたのです。

なるほど。

電話で受けた依頼も、事務局がメールに転記してメールワイズに集約しています。
そうすることで、初回の問い合わせをすべてメールワイズに集約できます。そこから担当者を設定し、具体的に案件が進んでいくのです。

【電話・メールからの問い合わせをすべてメールワイズに集約】

「未処理」「処理中」「処理済み」の処理状況をうまく活用

具体的な活用方法についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

はい。
「未処理」「処理中」「処理済み」という処理状況がありますよね。
この処理状況を、依頼主との連絡状況によって使い分けています。

「未処理」は、依頼主と一度も連絡を取っていない状況。
次に「処理中」は、依頼主に最初の連絡をした状況です。連絡をした時点で、担当弁護士が手動で「処理中」に処理状況を変更します。
最後に「処理済み」は、依頼主から返事がきて、個人メーラーで連絡を取りはじめた状況です。

個人メーラーでやりとりを始めたときが「処理済み」になるタイミングなのですね。

はい。法律事務所では、お客さまの個人的なご相談を受けていますので、案件内容のやりとりにおいては個人メーラーで行うことを原則としています。
はじめてのご挨拶メールや日程の調整はメールワイズで、そのあとの案件内容のやりとりは個人メーラーで、といったように、個人メーラーとメールワイズをうまく使い分けていますね。

【電話・メールからの問い合わせをすべてメールワイズに集約】

シンプルで用途が明確ですね。
ほかの法律事務所さまでも、同じように「問い合わせの初期対応」としてメールワイズを利用されることが多いんです。

そうなんですね。
この利用方法は、法律事務所ではかなりニーズがあると思いますよ。

移動が多い弁護士にとって、モバイルアプリは必須

難波さまには、「メールワイズ for iOS」をテストユーザーとして3ヶ月間お使いいただきましたが、使い心地などはいかがでしょうか。

職業柄、外出が多く移動時間が長いので、外出先でいかに効率よく業務できるか、というのはとても大事なポイントになります。
メールワイズのモバイルアプリは、画面がとっても見やすいですよね。

【「メールワイズ for iOS」メール一覧画面】

ありがとうございます。

自分が担当者に設定された時にプッシュ通知が届くように設定できるのも嬉しいです。すぐにメールに気づくことができるので。

一方で、今はモバイルアプリで処理状況を変更できませんよね?
「処理中」「処理済み」に変えたいシーンが多々あるので、そこは今後改善されてほしいですね。

そうですよね。
今後製品に反映させていく予定ですので、バージョンアップに期待してください!
本日はありがとうございました。

今回取材させていただいた企業様

法律事務所ASCOPE

http://ascope.net/

業態:士業

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