システム連携で顧客情報を集約株式会社ソウルウェア

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「メールワイズ」や名刺管理ソフト「Eight」を「kintone」に連携する理由とは?

今回取材にご協力いただいた
吉田 超夫 様

今回取材させて頂いたのは、サイボウズのクラウド型データベース「kintone」をベースとしたシステムの開発・販売を行っている、株式会社ソウルウェア様です。kintoneのカスタマイズ受託だけでなく、帳票ソリューション「RepotoneU」や勤怠管理・交通費清算ソリューション「kincone」など、自社製品の開発にも力を入れられています。

CYBOZU AWARD2015 にて SC オブザイヤーを受賞するなど、ユニークな発想と高い技術力を誇るサイボウズ社のパートナー企業です。

受託開発だけでなく、自社製品の販売をきっかけに問い合わせや発注のメールが増加したことでメールワイズを導入したソウルウェア様では、メールワイズとkintoneを連携して活用しているとのことです。その理由を、代表取締役の吉田 超夫 様にうかがいました。

自社開発製品の販売がきっかけでメールワイズを検討

ソウルウェア様は kintone の開発で弊社と関わりが深いですが、以前からメールワイズもお使いでいらっしゃいますよね?

メールワイズを使い始めたのは、徐々に問い合わせが増え始めた 1 年くらい前のことです。営業部門の担当は、当初社長である私だけだったのですが、業務の拡大に伴い営業担当を増やしたことで、個人アドレスでは迅速な対応ができなくなっていました。

そこで、メーリングリストで営業部門のメールに対応する運用を始めたのですが、メーリングリストでは、問い合わせに対して誰が対応したかが分からないという欠点がありました。

それでメールワイズを導入いただいたんですね。
現在、どのくらいのメール数をメールワイズで管理されているのですか?

今年に入ってからは、問い合わせや発注が毎日 3 ~ 4 通くらいですね。ちょうど新製品を出したこともあり、コンスタントにメールが届いています。
社内の業務には大きく分けて「開発の受託」と「自社製品の開発」があるのですが、後者に対する問い合わせや発注の増加がメールワイズを使ってみるきっかけになりましたね。

単体でも活用していたメールワイズをkintoneと連携

メールワイズはどのようにお知りになりましたか?

業務としてkintoneのカスタマイズ受託を行っていたこともあり、メールワイズの存在は知っていました。まずは「どのようなものか試用してみよう」という感覚でスタートしました。

試用期間を終えて、正式にライセンスを契約されたのが、2015 年 12 月ですね。

実際に使ってみて「これは行ける!」という手応えをつかんだことで、正式に導入を決めました。また、同時にメールワイズと Sansan 株式会社の名刺管理サービス「Eight」などを、kintoneに連携させました。

【メールワイズ・ Eight を kintone に連携】

名刺管理サービスとの連携ですか?

メールワイズとEightを直接連携させるという意味ではありません。kintoneの顧客データベースにメールワイズやEightの情報を集約するというイメージです。

自社製品を開発・販売することで増えたのはメールでの問い合わせや発注だけではありません。展示会などで直接お会いして、名刺交換をするというケースも格段に増えたのです。

メールでやり取りするお客様のデータベースと、直接お会いした方のデータベースを個別で持つよりも、kintoneを HUB として集約した方が、格段に使いやすいと判断しました。

たしかに、システムごとに顧客データベースが分かれているのは不便ですよね。

はい。そのためメールワイズ単体の顧客マスタ(アドレス帳)は使っていません。ブラウザ「Chrome」のアドオンで、Eightの情報もボタン 1 つで簡単にkintoneに取り込めます。kintoneを見るだけでEightからの情報も、メールワイズからの情報も確認できるようにしています。

メールを送る時は、kintoneの顧客データベースの上部に表示される「送信ボタン」から送ることが多いですね。過去の履歴も同画面に表示されるので、とても便利です。

【メールワイズと連携させたkintoneの顧客データベースの画面】

たしかに、システムごとに顧客データベースが分かれているのは不便ですよね。

そんなに難しく考えなくても、kintoneを活用している企業なら、ちょっとしたレクチャーでできるようになると思いますよ。

最初は「ポカーン」としていた反応も、使い方の理解で変わる

メールワイズ自体は、具体的にはどのような運用をされているのですか?

自社ホームページの問い合わせフォームや、販売代理店からの受発注メールなどがメールワイズに届くようになっています。基本的に私がメールワイズに届いたメールを、担当に振り分けています。

特に技術的な問い合わせの場合、エンジニアは自分の担当分野という意識がどうしても薄いため、こちらで振り分けないと、なかなか動いてくれないのですが、コメントなどを付けることでスムーズに依頼できます。

メールワイズを初めて使われた社員の方の反応は、いかがでしたか?

最初は何のためのツールだか分からず「ポカーン」といった感じですね(笑)
ただ、必要性や活用法を理解すると「あ、これは便利!」という反応に変わります。

今回はメールワイズ単体でなく、様々なコミュニケーションツールやビジネスツールを、複合的に活用されているユニークなお話をうかがえて、大変参考になりました。

また、何か「こんな使い方もあった」ということがあれば、是非、お話をお聞かせください。どうもありがとうございました。

今回取材させていただいた企業様

株式会社ソウルウェア

https://soulware.jp/

業態:IT・情報通信業

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