仕事の属人化を防ぐために株式会社ワーク・ライフバランス

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「メールワイズ」への移行で“仕事の属人化”を解消

今回取材にご協力いただいた
(左から)大西 友美子 様、松久 晃士 様、友野 愛子 様

今回お話を伺ったのは「働き方の見直しコンサルティング」など、ビジネスシーンにおける"仕事のあり方"を、常に念頭に置いている「株式会社ワーク・ライフバランス」様です。

「仕事」(Work)と「家庭」(Life)のバランスの取れたワークスタイルを実現すべく、9時30分から18時の勤務時間以外には業務を行わないのが原則...という同社ではメールワイズをどのように活用しているのか。

そこで具体的な活用方法について、同社のコンサルタント 松久 晃士 様、大西 友美子 様、ワーク・ライフバランス養成講座事務局担当 友野 愛子様にお話しを伺いました。

仕事を属人化させないためには、メールも属人化させない

法人向けには「働き方の見直しコンサルティング」、個人向けには「コンサルタント養成講座」など、幅広く「仕事のあり方」についての業務を展開されていらっしゃいますが、メールワイズはどのようにお使いになっているのですか?

今お渡しした名刺のメールアドレスは、実は3人とも同じです。このように、外部とのやりとりのメールは"仕事を属人化"させないために、誰もがいつでも対応できるようメールワイズを使っています。

【実際に利用している名刺写真】

あ!本当ですね。皆様、同じアドレスですね。個人のアドレスはお使いにはならないんですか?

個人アドレスも付与していますが、個人アドレスでのやりとりは社員間だけです。現在は、外部とのやりとりでは個人アドレスは使用せず、すべてメールワイズでメールの内容を共有できるようにしています。

お客様とお話ししているとわかるのですが、お客様は私個人からではなく「ワーク・ライフバランス」としての返事がほしいわけです。ですので、すべてのメールを個人ではなく組織として見ることができれば、必要な対応を組織として迅速にとることができます。

その対応状況もひと目でわかるメールワイズは、私たちのワークスタイルには非常に適しているのです。

幅広い業務展開をされていますが、いくつかのアカウントをメールワイズで使い分けていらっしゃるのでしょうか?

そうですね。コンサルティング、養成講座など、業務によっていくつかのメールワイズ用のアカウントを使い分けており、社員は自分の携わっている業務によって複数のアカウントにアクセスするようにしています。

【複数アカウント利用イメージ】

それまでは、個人アドレスに他の社員もCCで同報するという運用でしたが、異なる社員から二重に返信してしまうといったこともありました。その返信内容がまったく同じであればいいのですが、微妙に違いがあるとお客様もとまどいますよね。

確かにメールワイズの導入事例でお話をうかがった企業様では、「対応漏れ」とともに「異なる内容での二重対応」が一番相手を怒らせてしまう結果になりやすいということを、よく聞きます。

しかし、メールワイズですべてのメールを共有することで、社員の間に反対の声はありませんでしたか?

特にはなかったですね。むしろ、これで仕事の属人化が防げるということで、好評でしたね。

お客様にもメールワイズによるメール共有というワークスタイルを提案することもありますが、確かに「情報を自分だけで持っていることが有利に働く」といった考えをお持ちの方や、「他の社員に知られないように、何らかの処理を進めたい」という方には、受け入れられない方法かもしれません。

しかし、例えばトラブルになりそうなことを個人が抱え込むことなく、気づいた社員によって迅速に対応することができれば、結果として個人が楽になるはずなんです。

メールだけでなく、電話履歴や訪問履歴も一元的に管理できるので、営業部門などには適した使い方だと思いますね。

【対応履歴一覧】

クラウド版への移行の決め手は「コストダウン」ではなかった

コンサルタントの方は、外出も多いことから、もともとはパッケージ版を導入されて、社外からの利用のためにリモートサービスもお使いでしたね。クラウド版へと移行されたのは、リモートサービスが不要になるというコストメリットからでしょうか?

そういえば、コストのことは考えていませんでしたね。結果として「あ、コストダウンにもなるんだ」という印象を持った程度で・・・。

むしろ、クラウド版への移行は「社内にデータを極力置きたくない」という考え方に基づいたものです。やはり災害時などに社内にデータを置いておくリスクなどを考慮したら、クラウド上にデータを置きたいわけです。

そうした時に、ちょうどメールワイズのクラウド版がリリースされるので乗り換えました。メールワイズに限らず、できるだけクラウドサービスを利用して、社内にはデータを極力置かないという方針を採っています。

そういう意味では、仮にパッケージ版よりも高かったとしても、クラウド版に乗り換えたかもしれません。「社内にデータを置いておくリスク」という課題の解決を優先的に考えると、そうなりますね。

アドレス帳のメモ欄を工夫して「条件別の抽出」も可能に

他にはメールワイズの特徴的な使い方をされていらっしゃいますか?

私は「コンサルタント養成講座」の業務に関わっていますが、こちらでもメールワイズは重宝しています。ワーク・ワイフバランスのコンサルタントを養成する講座を開催しているのですが、こちらの参加者の管理もメールワイズで行っているのです。

具体的には、どのように活用されているのですか?

養成講座を受講して、認定を受けた方は「認定ワーク・ライフバランスコンサルタント」として登録されます。認定試験終了後、1年ごとに定期的な更新手続きをとることで「2期目」「3期目」・・・というように認定期間の延長が可能になります。

こうしたコンサルタントの方について、メールワイズのメモ欄を活用することで、特定の条件の方を抽出できるようにしています。

むしろ、クラウド版への移行は「社内にデータを極力置きたくない」という考え方に基づいたものです。やはり災害時などに社内にデータを置いておくリスクなどを考慮したら、クラウド上にデータを置きたいわけです。

そうした時に、ちょうどメールワイズのクラウド版がリリースされるので乗り換えました。メールワイズに限らず、できるだけクラウドサービスを利用して、社内にはデータを極力置かないという方針を採っています。

【全社用テンプレートと、個人用テンプレート】

それは、CRMなどで行っている企業も多いですね。

お客様の抽出条件を、どのように「メモ欄」に記入するかという運用ルールの決め方で、CRM と似た使い方ができるので、便利ですね。

テンプレートは効率化に役たつが、一言添えることも重要

テンプレートは活用されていますか?

はい。テンプレート化できるものは、できるだけテンプレートにするようにしているので、数としては数百というレベルです。

テンプレートは効率化という意味でも便利ですし、ミスもなくなるというメリットもありますが、そこに「どのような言葉を加えると効果的か」という意識は常に持つべきだと思いますね。

【全社用テンプレートと、個人用テンプレート】

実は「ほめール」ボックスというメールボックスを用意して、社員はお互いが送ったメールのどこがよかったかを交換しあえるようにしているんです。

「ほめール」ボックスですか?

お互いにメールをほめあう...という意味あいの洒落なんですけれども・・・。「●●さんが、クレーム対応としてテンプレに加えていたこの一言は、いいですね」といった情報共有されるだけでなく、本人のモチベーション向上にも繋がるのです。

これは他の社員が送ったメールも簡単に見ることができるわけですが、もともとはメールワイズの効果としては想定していませんでした。でも、ちょっとしたことですが「効果的な一言」などが参考になるのはいいですね。

自分で作成したメールの文面が「これでいいのかな?」と思うことがあったら、書きかけで保存して、他の社員に通知し、確認してもらうということができるのも便利ですね。

なるほど!大変参考になる使い方をご紹介いただきました。本日は、どうもありがとうございました。

「メールワイズ for iOS」を活用して、外出先からの確認もスムーズに

(左から)堀江 咲智子 様、大西 友美子 様

メールワイズのiPhone用アプリ「メールワイズ for iOS」が2016年11月にリリースされました。それに合わせて、株式会社ワーク・ライフバランス様には、テストユーザーとして3ヶ月間アプリをお使いいただきました。その使い心地を、同社の大西 友美子 様と、堀江 咲智子 様に伺いました。

大西様と堀江様には、「メールワイズ for iOS」をテストユーザーとして3ヶ月間お使いいただきました。使い心地はいかがでしょうか?

すごくいいです!
コンサルタントは外出が多いので、移動中にかんたんに確認できるモバイルアプリはすでに欠かせない存在になりつつあります(笑)。

届いているメールをざっと一覧して内容を確認できるだけでも嬉しいですね。
ライトに返信できるメールはモバイルアプリでその場で返信します。逆に、文量が多いなど、しっかり作りこむメールはPCで…といったように、返信するデバイスを使い分けています。

特に便利だな、と思う機能などはありましたか?

コメント欄はすごくいいですね。
弊社には、大学生のインターンが何名かいるのですが、インターン生が返信できるように返信方針や対応方法についてコメントを付けておいたり、書きかけ保存をしたものを最終的に社員がチェックするときもこのアプリを使います。

【インターン生とのコメントのやりとり】

あとは、プッシュ通知もいいですね。
至急に返信しなくてはいけない重要なメールもあるので、「すぐ気づける」のはとても嬉しいです。

ありがとうございます。
他に、もっとこうなれば便利だな、という点があれば教えてください。

弊社では、スマホのアドレス帳利用は禁止されているのと、基本お客様の情報の管理はメールワイズのアドレス帳に集約していますので、メールワイズのアドレス帳を外からかんたんに見られるようになったら理想的ですね。

ありがとうございます。
今後バージョンアップをしていく予定ですので、ご期待くださいませ。
今日は、ありがとうございました!

今回取材させていただいた企業様

株式会社ワーク・ライフバランス

https://www.work-life-b.com/

業態:コンサルティング

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